仕掛プロジェクトの変更

プロジェクト管理ソフトウェアでのタスク管理：追加と変更の手順

プロジェクト管理において、進行中のプロジェクトや既に登録されているタスクの管理は不可欠です。この記事では、プロジェクトの編集、タスクの追加や日程の変更方法に焦点を当てて説明します。特に、進行中のプロジェクト（仕掛プロジェクト）の変更によって、どのようにタスク担当者への通知が行われるか、そしてプロジェクト計画の変更をいかにして行うかについて詳しく解説します。

進行中のプロジェクトのタスク管理

プロジェクトに関する変更を行う際は、プロジェクト編集機能を使用します。この機能を通じて、タスクの追加や日程の変更が可能です。変更が行われると、そのタスクの担当者には「タスクに更新があります」という通知が表示されます。これにより、プロジェクトの当初の計画からの変更を担当者に迅速に知らせることができます。

プロジェクト計画の変更方法

ここでは、プロジェクトの計画変更を中心に説明します。仕掛プロジェクトの変更機能を理解し、それに基づいてユーザー登録時のユーザーレベルの設定（レベル=3またはレベル=2）を検討することが重要です。ユーザーレベルは、プロジェクトへのアクセス権を決定するため、この設定はプロジェクト管理の効率化に直接影響します。

アクセス権とユーザー登録

プロジェクトへのアクセス権については、ユーザー登録のプロセスを通じて設定されます。正確なアクセス権の設定は、プロジェクトのセキュリティと効率的な管理のために不可欠です。ユーザーに適切なレベルを割り当てることで、プロジェクトの変更やタスク管理をスムーズに行うことが可能になります。

参照：ユーザーの登録

プロジェクト日程変更のサンプル

進行中のプロジェクトで日程変更がある場合、その日程変更が可能な担当・アクセス権などの説明を三者をもとに解説します。
以下の動画３つは、以下のアクションを行います。

1. ユーザー名：社員A　日程変更の依頼を受けたユーザー（ユーザーレベル＝２）
2. ユーザー名：課 長　ユーザーレベル＝２の社員Aはプロジェクトの日程変更ができないため、依頼を受け変更する（ユーザーレベル＝４）
3. ユーザー名：社員B　日程の変更があった担当タスクの予定を変更する（ユーザーレベル＝２）

社員Aは、仕様変更などで日程内に完了できない状況を相談したところ、以下の工程を含め１日づつ遅らせるよう指示を受けました。実際の動画のアクションは以下の通りです。

1. ログインして予定リスト画面へ移動すると、すでに終了予定日を過ぎ遅れと赤く表示されているタスクは、
   まだ完了できていない状態で、そのタスクのみの終了日を１日延ばす変更する
2. タスクの更新ですでに予定されたタスクの最新情報に更新したうえで予定日を調整する
3. タスクリストへ移動して以降のタスクの日程変更を試みるが、更新はできない

ユーザーレベル＝２の社員Aは、自分が担当者名のタスクのみ更新が可能です。
ユーザーレベル＝１の場合、すべてのタスクの主要項目の更新はできません。

社員Aから日程変更の依頼を受けた課長は、プロジェクト編集で関係タスクの日程を変更します。その際、ツールを活用してブロックの日程をスライドさせています。
構成タスクは、プロジェクト先頭タスクの日程範囲に収まる必要があるため、プロジェクトタスクの終了日を変更します。

すでに予定されたタスクに変更を加えようとすると、更新実行前にアラート表示され不容易な更新にならないよう注意が入りますが、問題ないので更新を進めます。

更新が完了すると、タスクリストのガントチャート部分に日程範囲外の「✓」マークが現れます。そのタスク担当者へ連絡が必要なことがこちらでも確認することができます。

自分の担当タスクの予定を変更します。

仕掛かりプロジェクトの日程変更で予定されたタスクに変更が加えられた場合、その担当者の予定の調整が必要になることを考慮して更新を行ってください。

日程変更の知らせを受けた社員Bは、予定リスト・予定リスト部の変更がある予定の確認を行い日程の調整を行います。
動画にはありませんが、工数設定による日の工数の規定が運用できる状態なら、日付指定の予定の再作成などが利用できるので、工数による運用をお勧めします。

参照：事業所の設定・タスク数・工数の基準設定

ここで使用する機能の確認

予定リスト操作

担当するユーザーは、予定に展開されている場合、その予定に「更新情報があります」と表示されタスク情報を受け取りそれに合わせた日程の調整を行います。
予定リストの操作については、別の解説をご覧ください。

プロジェクト編集・ガントチャートを使用した日程の変更

開始日・終了日フィールドをクリックしてそれぞれの日付入力を行うか、ガントチャートをクリックして開始日・終了日を変更することができます。
この機能のデフォルトは、「期間」で開始・終了の2日の指定が必要ですが、他にも「指定日」「開始日」「終了日」などのモードでは、１回のクリックでその指定に変更できます。
また、リスト上部の日付部をクリックすると水色のゲージが追加・消去され、リストをたて方向で日付の確認ができます。

ツールを使った日程のスライド

ツールを開き日程タブの操作をすれば、チェックで選択した複数のタスクを1日づつ前日へ・後日へ移動させることができます。
この機能では、非稼働日（休日）を考慮して移動できるので、ブロックをそのまま前後へ移動させたいとき便利です。併せて日程タブの隣の機能の「配分実行」では、1件のチェックまたは1つのブロック内のチェックでそのタスクブロックの上位（親タスク）から、または、末端タスクからの日程をそのブロック内のタスクを親タスクの範囲で配分できるので、さらにそこから変更を加えればグループのタスクの調整が確実に行えます。
新規プロジェクト編集では、右の操作パネルにあるプロジェクト全部を「配分」する機能と同じですが、既に進行するプロジェクトでは子タスク全件を再配分するので、変更が不要なタスクまで変更され変更前がわからなくなる可能性があるため、進行中のプロジェクトではブロック単位の日程スライドをお勧めします。